Wie gestalte ich eine erste Team-Umfrage?

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Version vom 15. Februar 2021, 18:26 Uhr von Pia Hasenbein (Diskussion | Beiträge)

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Um für das eigene Unternehmen individuell sinnvolle Ziele zu bestimmen und um die Akzeptanz von Nachhaltigkeitsmaßnahmen von Beginn an so hoch wie möglich zu gestalten, macht es Sinn, im gesamten Team ein erstes Stimmungsbild sowie Schwerpunktthemen zu erfragen. In diesem Artikel findet ihr Ideen zur Umsetzung einer solchen Umfrage mit konkreten Fragen und Themengebieten, die ihr ansprechen könnt, sowie Umfrage-Tools, die euch die Erhebung vereinfachen.

Was will ich mit einer Umfrage erreichen?

Wichtig ist, nicht zu viel mit einer einzigen Umfrage erreichen zu wollen. Schränkt euch lieber thematisch ein, um die wirklich relevanten Ergebnisse zu erhalten und sendet für andere Zwecke eine weitere Umfrage. Mit kurzen Umfragen in Bezug auf Nachhaltigkeit könnt ihr beispielsweise:

  • die grundlegende Einstellung zum Thema abfragen. So könnt ihr zu Beginn entweder ausmachen, ob ihr mit stärkerem Widerstand rechnen müsst oder sogar vom Rückenwind beflügelt werdet.
  • Fokusthemen herausfinden. Was brennt dem Team am meisten auf den Nägeln und sollte daher priorisiert werden?
  • eure Priorisierung hinterfragen lassen. Ihr habt euch bereits Fokusthemen im kleinen Team herausgearbeitet. Doch für die breite Unterstützung dieser Prioritäten wäre eine Validierung (oder auch ein Infragestellen) durch eine Umfrage sinnvoll.
  • neue Blickwinkel auf Nachhaltigkeit erhalten. Zwar wird gesagt "zu viele Köche verderben den Brei". Bei einem so facettenreichen Thema wie der Nachhaltigkeit macht es aber durchaus Sinn, mehrere Meinungen und Einschätzungen zu hören. Vielleicht erweitert sich dadurch eure Projektherangehensweise und Hürden oder Gegenwind können frühzeitig antizipiert und dadurch entkräftet werden.

Wie setze ich eine Umfrage um?

Umfragen haben viele von uns bereits durchgeführt - ob in der Schule, während der Ausbildung oder im Studium oder im Freundeskreis. Im Unternehmenskontext gibt es einige Besonderheiten, die ihr bei der Umfrageentwicklung berücksichtigen solltet, damit ihr auch gute Ergebnisse erhaltet.

  • Haltet euch kurz. Zeit ist im Unternehmenskontext rar gesät. Wenn ihr möglichst viele Antworten erhalten wollt, sollte eine Beantwortung nicht mehr als 10 Minuten dauern.
  • Schafft Verbindlichkeit. Am Arbeitsplatz stellt man interne Themen gerne mal hintan oder löscht sie gleich ganz aus dem Postfach - "das betrifft mich nicht wirklich". Besonders diejenigen, denen Nachhaltigkeit egal ist, werden zu dieser Reaktion neigen. Daher holt euch Unterstützung von der Geschäftsführung. Im besten Fall geht die Umfrage auch über eure Geschäftsführung raus und erhält so mehr Dringlichkeit und Aufmerksamkeit.
  • Fordert Ehrlichkeit ein, aber gebt die Möglichkeit zur Anonymität. Macht von Beginn der Umfrage an klar, dass es euch auf ehrliche Antworten ankommt und es keine "falschen" Antworten gibt. Wenn die Umfrage gleichzeitig anonym ist, erhaltet ihr ehrlicheres Feedback auf eure Fragen. Vielleicht ist es einigen Kolleg*innen ja unangenehm, ihre Abneigung gegen das Thema Nachhaltigkeit auszudrücken, weil sie spüren, dass der Zeitgeist im Unternehmen ein anderer ist. Oder aber starke Verfechter*innen des Themas würden sonst ihre zahlreichen Ideen und Kritik an der herkömmlichen Wirtschaftsweise des Unternehmens nicht so frei äußern.
  • Ordnet thematisch ein. Nichts wäre komischer, als eine Umfrage zur Nachhaltigkeit im Postfach zu haben und vorher nichts vom Thema im Unternehmen gehört zu haben. Die Umfrage würde an Glaubwürdigkeit einbüßen. Informiert daher vorher, dass eine Umfrage zum Thema rumgeschickt wird, warum dies passiert und was mit den Antworten gemacht werden soll.

Zielgruppe

Fragt euch vor Erstellen der Umfrage:

  • Wessen Antworten möchte ich überhaupt erhalten?
  • Wessen Blickwinkel sind relevant und wie tiefgreifend möchte ich diese erfahren?
  • Auf welchem Wissensstand sind diese potenziellen Teilnehmenden? Welche Begriffe kann ich verwenden? Welchen Kontext muss ich liefern?

Da Nachhaltigkeit in einem Unternehmen idealerweise die gesamte Belegschaft etwas angeht, sollte bspw. auch ein Stimmungsbild innerhalb der gesamten Belegschaft eingeholt werden. Darüber hinaus kann jedoch hinterfragt werden, wer in welcher Tiefe zum Thema befragt wird. Vielleicht sind Fragen auch abteilungsspezifisch und es bedarf Umfragevarianten je nach Geschäftsbereich.

Fragen

Wie ihr sicher schon längst wisst, gibt es unterschiedliche Frageformate. Je nach Intention bietet ihr Antwortmöglichkeiten an (geschlossene Fragen) oder lasst Freiraum für Antworten (offene Fragen). Geschlossene Fragen müssen prägnant formuliert sein, um eine einfache Antwort zu ermöglichen, offene Fragen wiederum lassen Interpretationsspielraum zu. Geschlossene Fragen sind aufgrund der vorgegebenen Antwortmöglichkeiten leicht auszuwerten, lassen aber keinen facettenreichen oder individuellen Blick auf das Thema zu.

Hier einige extern Artikel, die Fragetypen mit ihren Vor- und Nachteilen präsentieren:

Hier einige Beispiele für mögliche Fragen in einer ersten Nachhaltigkeitsumfrage:

  • Wie wichtig ist dir das Thema Nachhaltigkeit? (Skala von 1 (nicht wichtig) bis 6 (super wichtig))
  • Wie wichtig ist dir der Umweltschutz in unserem Unternehmen?
  • Wie wichtig ist dir ein niedriger CO2-Fußabruck unseres Unternehmens?
  • Wo siehst du bei unserem Unternehmen ökologisches Verbesserungspotenzial?
  • Hast du Ideen für konkrete Maßnahmen, die die Bedeutung der/das Verständnis für Ökologie innerhalb des Unternehmens fördern könnten?

Wollt ihr Nachhaltigkeit ganzheitlich (inklusive sozialer Komponente) erfragen, könnt ihr weitere thematische Fragen zufügen, bspw:

  • Was bedeutet soziale Verantwortung für dich?
  • Hast du Ideen für konkrete Maßnahmen, wie unser Unternehmen intern mehr soziale Verantwortung übernehmen kann?
  • In welcher Form kann unser Unternehmen auch extern soziale Verantwortung übernehmen?

Tools

  • Mini-Umfragen über Chats: Slack oder Microsoft Teams sind hier etablierte Dienstleister. Ihr braucht eine schnelle Antwort auf nur eine oder zwei Fragen mit wenigen Antwortmöglichkeiten? Wenn ihr ohnehin ein Chat-Tool im Unternehmen nutzt, könnt ihr in die jeweils relevanten Kanäle eine Frage mit Antwortmöglichkeiten stellen und über die Reaktions-Emojis die favorisierte Antwort abfragen. Slack bietet darüber hinaus die Integration verschiedener Umfrage-Apps an und auch Microsoft Teams hat hier viele Integrationsmöglichkeiten.
  • Google Formulare: Falls euer Unternehmen den Google Workspace benutzt und ihr viel mit Google Produkten arbeitet, ist diese Variante sicher besonders einfach zu nutzen. Es gibt aber auch die Möglichkeit, einzelne Formulare außerhalb von Workspace zu generieren - hier müsstet ihr jedoch checken, ob euer Unternehmen mit Google-Produkten arbeiten darf (aufgrund von Datenschutz-Bedenken sind manche Unternehmen hier vorsichtig). Google Formulare sind sehr einfach zu erstellen und liefern die Ergebnisse für den/die Umfragesteller*in live aus. Die Funktionen sind jedoch eingeschränkt: Multiple-Choice ist bspw. nicht mit Mehrfachauswahl umsetzbar.
  • Survey Monkey: Dieses Umfrage-Tool kann beispielsweise auch als App-Integration via Microsoft Teams genutzt werden. Es gibt jedoch (genauso wie bei Google Formularen) die Möglichkeit, einfach eine unabhängige Umfrage zu erstellen und per Mail einen Link zu versenden. Survey Monkey hat jedoch deutlich mehr Funktionen, eine Umfrage auszugestalten. Man kann sich kostenlos registrieren, bei häufigem Gebrauch bietet sich aber sicher eine bezahlte Mitgliedschaft über das Unternehmen an.
  • Offline: Nicht jedes Unternehmen kommuniziert regelmäßig auf digitalem Wege mit der Belegschaft. Daher muss es auch manchmal offline gehen. Hier ein paar Ideen, wie ihr Antworten und Stimmungsbilder einfangen könnt (lohnt sich auch manchmal zur Abwechslung, wenn ihr sonst immer alles online macht):
Format Umsetzung
Punkte verteilen Plakat mit Fragen + Antwortmöglichkeiten (bspw. "Skala von 1-5") aushängen. Mitarbeiter*innen können dann mit Klebepunkten ihre Antwort geben. Evtl. verteilt ihr an jede*r Mitarbeiter*in je nach Anzahl der Fragen genau die Anzahl an Punkten mit der Aufforderung, sie einzusetzen.
Strichlisten Noch einfacher als Punkte verteilen. Plakat mit Fragen + Antwortmöglichkeiten aushängen und die Antwort per Stift ermöglichen. Schwierigkeit (wie auch bei "Punkte verteilen": Wenn eine klare Tendenz erkennbar ist, folgen die meisten dieser Tendenz noch weiter und geben keine ehrliche Antwort mehr)
Post-its Auch hier kann ein Plakat mit Fragen aufgehangen werden. Falls diese Fragen offen sind, sollten Stifte & Post-its für die Beantwortung bereitgestellt werden.
Umfragebogen Genau wie online erstellt ihr einen Umfragebogen, druckt diesen aber aus und verteilt ihn. Achtung: vor allem bei diesem Format ist die Länge entscheidend und es sollten nicht zu viele freie Antwortfelder zur Verfügung stehen, weil der Aufwand der Beantwortung sonst als zu hoch empfunden wird. Die Auswertung ist ebenfalls schwieriger, da man sie manuell vornehmen muss. Bei der Ergebniserfassung können jedoch meist auch die Tools zur Unterstützung dienen, die zur Erstellung der Umfrage genutzt wurden.

Da viele offline Varianten Plakate beinhalten: Hängt diese an einem oft frequentierten Ort aus und fordert aktiv zum Teilnehmen auf. Gebt aber auch die Möglichkeit, dass das Ausfüllen nicht unter Beobachtung, sondern relativ anonym stattfinden kann.

  • Ihr kennt andere und noch bessere Tools & Methoden? Immer gern her damit! Loggt euch ein und erweitert diesen Artikel.

Wie werte ich meine Ergebnisse aus?

Dank der digitalen Tools ist eine Auswertung meist sehr einfach: Kreis- oder Säulendiagramme zeigen euch ganz klar, welche Bedeutung einzelnen Antworten zukommt. Auch bei Strichlisten und Punkte verteilen der offline Varianten ist eine Tendenz klar erkennbar. Schwieriger wird es mit offenen Fragen, zu denen freie Antworten eingereicht werden konnten. Je nach Anzahl der Antworten ist eine Auswertung relativ zeitintensiv. Ihr bewegt euch sehr schnell im Bereich der qualitativen Auswertung, bei der Interpretationsspielräume und Deutungsunterschiede auftreten. Daher der Tipp: Wertet bestenfalls nicht allein aus, um mindestens zwei unterschiedliche Perspektiven auf die Antworten zu erhalten.

Ergebnisse Nachhaltigkeitsumfrage Projecter.png

Außerdem hier ein Vorschlag, wie ihr qualitativ auswertet, ohne daraus eine Doktorarbeit zu machen:

  1. Lest euch alle Antworten genau durch und macht euch erste Notizen.
  2. Identifiziert Schlüsselthemen: Welche Punkte werden (in ähnlichen Formulierungen) immer wieder genannt? Legt Oberbegriffe fest.
  3. Clustert die Antwort(schnipsel) nach diesen Schlüsselthemen. Je nach Anzahl der Antworten innerhalb eines Schlüsselthemas könnt ihr dessen Relevanz erkennen.
  4. Bereitet die Ergebnisse grafisch auf, bspw. mit einer Mindmap (Mindmeister oder Miro bieten digitale Lösungen). Schlüsselthemen können dann in ihre Facetten anhand von Schlagwörtern aufgeteilt werden.
  5. Nutzt die Mindmap für die Kommunikation euerer Ergebnisse.

Hier ein Beispiel, wie die Online Marketing Agentur Projecter ihre Nachhaltigkeitsumfrage aufbereitet hat.

Wie kommuniziere ich die Ergebnisse?

Seid auf jeden Fall transparent und wartet nicht zu lang mit den Ergebnissen. Die Umfrage sollte bei allen Teilnehmenden noch möglichst präsent sein, damit die Auswertung noch relevant ist und auch angeschaut wird. Ihr müsst nicht unbedingt jede Frage mit ihrer mehrheitlichen Antwort übermitteln. Gebt die Kernergebnisse wider - auch, wenn sie unangenehm sind. Ihr habt gefragt, wie wichtig den Mitarbeiter*innen ökologische Nachhaltigkeit ist und seid vom Ergebnis negativ überrascht? Haltet damit nicht hinter dem Berg, sagt, dass das Thema offenbar keine hohe Relevanz hat. Begründet damit aber vielleicht auch, warum es demnach an Sensibilisierungsmaßnahmen und Ursachenforschung bedarf. Bestenfalls gebt ihr eine Kurzauswertung für die Eiligen und eine Langauswertung für die Interessierten inkl. nächste Schritte.

Mögliche Formate für die Aufbereitung:

  • Eine kurze Email mit Link/angehängtem Dokument mit der Langauswertung.
  • Eine Kurzvorstellung im Teammeeting und Einladung zu einem tieferen Auswertungstermin für alle Interessierten. Vielleicht findet ihr so auch direkt euer Nachhaltigkeitsteam?
  • Hängt ein Plakat mit den Ergebnissen grafisch aufbereitet aus.
  • Klinkt euch in den internen Newsletter ein.

Fazit

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Umfragen im Unternehmen zu erheben. Wichtig ist dabei, dass allen Mitarbeiter*innen klar ist, warum es passiert und was mit den Ergebnissen passieren soll. Transparenz ist auch hier also wieder das Schlagwort der Stunde. Legt Wert auf die Vorbereitung eurer Umfrage, holt euch zuvor Feedback ein, damit ihr mit eurer Umfrage auch tatsächlich das Ziel erreicht, das ihr erreichen möchtet. Gleichzeitig seid euch bewusst: Durch das Einbinden eurer Kolleg*innen gewinnt das Thema bei allen an Relevanz - sei dieser Effekt auch noch so klein. Mitspracherecht fördert Identifikation. Und Nachhaltigkeit braucht Identifikation, um ganzheitlich umgesetzt werden zu können.