Büroabläufe: Wie gestalte ich das papierlose Büro?
Aus ErWiN
Beim papierlosen Büro wird versucht, alle Arbeitsabläufe in der Verwaltung digital ablaufen zu lassen, so dass es nicht mehr erforderlich ist Dokumente auszudrucken, in Papierform zu lagern und anschließend wieder zu vernichten. Statt dessen werden die Arbeitsschritte möglichst vollständig auf elektronische Datenverarbeitung umgestellt. Dies betrifft sowohl die Bearbeitung innerhalb des Unternehmens als auch über verschiedene Organisationen hinweg.
Im Mittelpunkt der Bemühungen steht dabei, den Papierverbrauch zu reduzieren. Oft gehen Bestrebungen zum papierlosen Büro aber auch mit notwendigen Effizienzsteigerungen und Anpassungen an räumlich getrenntes Arbeiten einher.
Ansätze
- Dokumente ausschließlich digital bearbeiten, nicht ausdrucken
- z.B. durch Cloud-Anbieter (MS Office Cloud, Google Cloud, Nextcloud, etc.)
- digitales Archiv statt Aktenordner
- Systeme müssen revisionssicher sein
- E-Mail statt Brief (Angebote, Rechnungen, Verträge, etc.)
- unerwünschte Postwurfsendungen und Spam abbestellen (Robinson-Liste)
- Papier zweiseitig bedrucken, um Ausdrücke zu sparen
- digitale Unterschrift (z.B. bei Lieferdiensten)
Hürden bei der Umsetzung
- hoher Aufwand bei der Beschaffung und dem Betrieb geeigneter IT-Systeme
- fehlende Mitarbeiter*innenschulung führt zu Rückfall zu alten Prozessen
- Anpassung der Prozesse ist teilweise sehr aufwändig
- elektronische Unterschrift ist nicht rechtsgültig, daher müssen Verträge immer noch ausgedruckt und abgeheftet werden
- potenziell höheres Risiko von Datenverlust und Cyber-Kriminalität
Wie umweltfreundlich ist das papierlose Büro?
- Wie CO2-neutral ist das digitale Büro?
- Was sind gute Anbieter für umweltsensible Digitalisierungslösungen?
- Worauf muss man achten?
Vorträge zum CO2-Footprint von Internet und Software auf dem #36c3
