Welche Meetings braucht unser Team?

Aus ErWiN
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Meetings schaffen bei Teamarbeit Verbindlichkeit. Sie erleichtern den Austausch und die Ideenfindung. Zu viele Meetings sind jedoch genau kontraproduktiv: Wenn sie zu langweilig sind oder nicht klar ist, warum man sich schon wieder trifft, geht Zeit für alle verloren und die Motivation lässt nach. Im Folgenden erfahrt ihr also, welche Meetings für euer Nachhaltigkeitsteam Sinn machen. In unserem Vorschlag orientieren wir uns an der Team-Struktur, die wir im Artikel "Wie gründe ich ein Nachhaltigkeitsteam?" vorgestellt haben. Wir gehen also von einem Kernteam sowie dem verlängerten Arm aus, der bestimmte Themenschwerpunkte bearbeitet.

Wer sollte sich treffen?

Nicht immer müssen alle Beteiligten bei jedem Meeting dabei sein, um die Kommunikation aufrecht zu erhalten. Am meisten Spaß machen Meetings, wenn man sich regelmäßig beteiligen kann (und somit nicht abschweift oder gar einschläft...). Daher sollten auch nur diejenigen bei einem Termin dabei sein, deren Standpunkte relevant sind und die notwendige Informationen zur Verfügung stellen können.

  • Regelmäßiges strategisches Kernteam-Meeting. Alle Beteiligten des Kernteams fungieren als Botschafter des Projekts im Unternehmen und führen idealerweise jeweils Teilprojekte durch. Zwischen diesen Beteiligten ist ein regelmäßiger Austausch zum Stand der Teilprojekte sinnvoll sowie zur Evaluation des Gesamtprojekts. Neue Ideen können ausgetauscht und Erfolge gefeiert sowie die weitere Fahrtrichtung bestimmt werden. Um den Teilprojekten auch genügend Zeit einzuräumen, sodass im Kernteam-Meeting überhaupt Erfahrungen ausgetauscht und Neuigkeiten mitgeteilt werden können, bietet sich ein quartalsweises Treffen an. Innerhalb dieser Zeit können Ziele realistisch erreicht werden.
  • Operatives Meeting der Teilprojekt-Teams/des verlängerten Arms. Die operative Arbeit übernehmen die Kernteam-Mitglieder als Leitung und die jeweils an den Teilprojekten Mitarbeitenden. Hier ist der Austausch wichtig, um zu besprechen, welche konkreten To-Dos anfallen, wer diese übernimmt und welche (Zwischen)Ergebnisse es gibt. Je nach Dringlichkeit eines Teilprojekts machen wöchentliche, zweiwöchentliche oder monatliche Zusammenkünfte Sinn. Ihr solltet wöchentliche Termine wählen, wenn ihr eine naheliegende Deadline einhalten müsst, die Komplexität des Teilprojekts ständigen Austausch erfordert und/oder die Mehrheit der Beteiligten auch tatsächlich in diesem Takt Neuigkeiten und Ergebnisse mitbringen kann. Bei weniger drängenden Themen sowie bei eindeutigen und weniger komplexen To-Dos reichen monatliche Meetings, um tatsächlich auch Fortschritte verzeichnen zu können (wichtig für die Motivation) und den Beteiligten genug Zeit für ihre To-Dos zu geben. Denn bedenkt: In den meisten Fällen ist das Nachhaltigkeitsthema ja ein zusätzliches To-Do zum normalen Arbeitsaufwand.
  • Meetings unter den Kernteam-Mitgliedern. Der/Die Projektmanager*in sollte sich regelmäßig mit den anderen Kernteam-Mitgliedern austauschen. Nicht in der großen Runde, sondern unter vier Augen. Beide Seiten sind so schnell auf den neusten Stand gebracht. Der/Die Projektmanager*in kann so als zentrale Anlaufstelle die Informationen aller Teilprojekte bündeln und das Kernteam-Mitglied, das ein Teilprojekt leitet, erhält neue Impulse und Feedback. Hier macht ein Termin in der Frequenz der operativen Meetings Sinn, um Updates aus und für diese Termine zu besprechen.
  • Meeting mit der Geschäftsführung. Wenn die Geschäftsführung Teil des Kernteams ist, fällt dieser Punkt ohnehin weg. Sollte dies nicht der Fall sein, macht eine Einladung an die Leitung dennoch zu jedem Kernteam-Meeting Sinn, da hier der Fortlauf des Projekts bestimmt wird. Hat die Geschäftsführung hierfür nicht die Kapazitäten, eignet sich ein regelmäßig angesetzter Austausch zwischen dieser und dem/der Projektmanager*in. Die Frequenz wird dabei dadurch bestimmt, wie sehr das Nachhaltigkeitsprojekt auf die detaillierte Zustimmung durch die Geschäftsführung angewiesen ist, wie stark ihr Informationsbedürfnis ist und wie hoch der Bedarf an Rücksprache seitens des/der Projektmanager*in ist. Von monatlich bis quartalsweise ist hier vieles denkbar. Nur seltener sollte es nicht sein, um ein spätes Veto der Geschäftsführung bei weit fortgeschrittenen Teilprojekten zu vermeiden.
  • Meetings nach Bedarf. Zusätzlich kommen vor allem für den/die Projektmanager*in sicher noch unregelmäßige Meetings nach Bedarf hinzu, bspw. auch extern mit den Employees for Future, um sich für die Fortschritte im Unternehmen Punkte abzuholen (mehr dazu findest du auf unserer Website zur Roadmap).

Welche Meeting-Formate sind sinnvoll?

  • Jour Fixe. Ziel: kurze Absprache zwei Personen. 15 bis 30 Minuten sind häufig ausreichend, um Informationen auszutauschen und Ideen vorzustellen. Jour Fixe finden regelmäßig statt und schaffen so Verbindlichkeit, aber auch Sicherheit, dass man zu einem festen Zeitpunkt Fragen klären und Ideen austauschen kann.
  • Retro. Ziel: Prozesse und Zielerreichung evaluieren. Verschiedene Methoden der Retrospektive vereinfachen die Selbsteinschätzung des Kernteams und geben Impulse für die Problemlösung. Hierfür sollte man sich quartalsweise, halbjährlich oder jährlich für ein paar Stunden zusammensetzen – je nachdem, wie schnell das Projekt vorangetrieben werden kann. Produktive Methoden, um sich mit dem Projektfortschritt auseinanderzusetzen, finden sich zahlreich auf anderen Seiten – bspw. hier: agilescrumgroup.de oder hier: retromat.org. Und sucht nicht nur Probleme – nehmt euch die Zeit, um euch selbst auf die Schulter zu klopfen, Lob miteinander zu teilen und mit einem positiven Gefühl aus der Retro hervorzugehen.
  • Strategiemeeting. Ziel: Ziele festlegen und Strategie besprechen. Im Kernteam sollte sich regelmäßig (bspw. quartalsweise) zwei bis drei Stunden über die vereinbarten Ziele unterhalten sowie neue gesteckt werden. Alle stellen dar, wie weit sie gekommen sind und was die Hürden sind. Gemeinsam können Lösungsideen erarbeitet werden, Ziele können angepasst oder neu aufgestellt werden. Unter Schritt D der Roadmap "Wie bestimme ich sinnvolle Ziele?" erhältst du hierzu mehr Informationen.
  • Operative Absprachen. Ziel: Erarbeiten und Verteilen von To-Dos, kurze Brainstormings und Ideensammlungen. Damit der verlängerte Arm weiß, in welche Richtung er los- bzw. weiterlaufen kann, braucht es Absprachen in der Runde mit dem/der Teilprojektleiter*in. Operative Problemstellungen, die sich aus den Zielstellungen des Strategiemeetings ergeben, werden hier in regelmäßigen Abständen bearbeitet. Man kann in der Gruppe häufig produktiv und schnell Ideen zusammentragen und danach einzeln in die Umsetzung gehen. Daher sollten operative Absprachen immer mit dem Verteilen von konkreten To-Dos enden, sonst lauft ihr Gefahr, zum nächsten Meeting mit demselben Stand anzurücken, mit dem ihr das vorherige verlassen habt. Achtet aber darauf, dass ihr eure Erfolge miteinander feiert. Schenkt denjenigen, die Aufgaben erfolgreich vorangebracht oder abgeschlossen haben, die verdiente Anerkennung in der Team-Runde.

Meeting-Vorbereitung

Es gibt nichts Blöderes, als wenn man nach zwei Stunden ein Meeting verlässt und es für komplette Zeitverschwendung hält. Damit Meetings kurzweilig und produktiv sind, muss man sie vorher vorbereiten. Zahlreiche Gestaltungsmethoden findet ihr dazu im Netz. Aber jede Kreativmethode zur Gestaltung ist auch unnütz, wenn man den Sinn des Meetings nicht versteht. Hierzu bietet sich das Werkzeug "I DO ARRT" an. Du bist Mitglied des Kernteams und organisierst die nächste operative Absprache zu deinem Teilprojekt mit dem verlängerten Arm? Überlege dir vor eurem Termin die Intention eures Meetings – warum kommt ihr zusammen? Denke darüber nach, was euer Desired Outcome ist – was soll das Ergebnis eures Meetings sein? Lege die zugehörige Agenda fest, um die konkreten Punkte abarbeiten zu können, die zum Desired Outcome führen sollen. Lege schließlich zu Beginn des Meetings die Rollen, Regeln und das Timeboxing fest – welche Rollen sollen die Teilnehmenden einnehmen? Welche Grundregeln sollten während des Meetings gelten (nicht unterbrechen bspw. oder besonders wichtig in Zeiten des Home-Office: Stummschalten in Videoanrufen)? Wie lang soll das Meeting dauern und wer achtet auf die Einhaltung der Zeit? Mit diesem simplen Werkzeug habt ihr innerhalb kürzester Zeit euren nächsten Termin vorbereitet.

Fazit

Zusammengefasst könnte das also für Beteiligte folgende Meetingformate bedeuten:

  • Projektmanager*in: strategisches Meeting, Jour Fixe mit jeweiligen Teilprojektleitungen, Jour Fixe mit der Geschäftsführung sowie Meetings nach Bedarf.
  • Kernteam-Mitglieder: strategisches Meeting, Jour Fixe mit Projektmanager*in, operatives Meeting mit dem verlängerten Arm zum jeweiligen Teilprojekt.
  • Mitglieder des verlängerten Arms: Operatives Meeting.

Obiges ist allerdings nur ein Vorschlag und eine grobe Orientierungshilfe. Ihr leitet das Projekt zu zweit? Dann teilt euch Termine auf. Ihr seid ein kleines Unternehmen und Teammitglieder besetzten mehrere Funktionen? Dann könnt ihr auch weniger Meetings ansetzen, da ihr vermutlich ohnehin ständig im Austausch steht. Testet für euch selbst, welche Meeting-Formate es braucht. Evaluiert in Retros allerdings am besten regelmäßig, wie sich euer Bedarf verändert und wie ihr selbst am produktivsten arbeiten könnt.